בעולם הנדל"ן המסחרי המניב תנועת הנכסים אינה פוסקת. הנכסים ממשיכים ל"נשום" ולזוז; יש תחלופת שוכרים גבוהה, שינויי שטח, הצרחת שטחים, רשויות שמשנות שומות השכם וערב, השגות של שוכרים וכיוב'. כל אלו מחייבים מעקב ובקרה צמודה אגב שאיפה לחסכונות ואופטימיזציה.

כל מי שעוסק בתחום ואחראי על תחום הארנונה בארגון יודע שמדובר בכאב ראש לא קטן ושודד זמן. וככל שהזמן עובר מתבססת התפיסה שיש לנהל את זה ולא להלחם בזה. מלחמה שיעשו אחרים אבל ניהול זה עולם אחר, הוא בד"כ ימנע תשלומי יתר, זליגת אנרגיה ואת זה ניתן לעשות רק באמצעות כלים מתקדמים דוגמאת מערכת ניהול השטח של POC ובכלל זה בסיס מידע עדכני.

במהלך השנים האחרונות ריפאנד חרטה על דגלה לתת מענה שוטף לחברות נדל"ן גם בהיבטי זמן ולא רק חסכונות- דיווחי שוכרים וקליטתם, התמודדות עם פערי השטח שבין המצוי בהסכמי השכירות לתפיסת הארנונה ברשויות, אופטימיזציה גבוהה בעת תחלופת שוכרים, אישורים לטאבו, בעיות חריגות ובניית בסיס מידע המסייע במניעה תשלומי יתר. אלא שהשירות, שהלכה למעשה הווה מעין מחלקת עומק, נעזר במערכות גראפיות שהן למעשה מהוות את הכלי המשמעותי ביותר לסיוע בהיבטים אלו ומעבר לכך גם בעזרה בתחומי אחרים כגון שיווק, סימולציות, בקרת פערים וחריגים וכיוב'.

כיום, לאחר שימוש של שנים במערכות POC אין לנו כל כל ספק כי מתודולוגיה חזקה ויצירת בסיס מידע איכותי עשויים להוביל את הארגון ליעילות גבוהה יותר  אגב חסכונות כספיים.

אתם לא צריכים להתעסק בארנונה מעבר לסביר אלא לנהל אותה ביעילות ולהקדים את הרשויות.

להלן מאמר של חברת POC במערכותיה אנו נעזרים:

רקע כללי

"כחברת פרוטק, המטרה שלנו ב POC היא להפוך את התוכניות והמדידות ש"זרוקות" בחברות הנדל"ן המניב בכל מיני מקומות (בתיקיות עלומות, בקבצים שרבים לא יודעים כיצד לפתוח, אצל מתכננים, מחלקות שונות- בינוי, שיווק, ארנונה, תפעול….) לארכיון דיגיטאלי אחיד ונגיש. למעשה הפיתוח שלנו מנגיש מזה עשור לחברות נדל"ן מסחרי מניב את קבצי התכנון, השרטוטים והמדידות והופך אותו לבסיס מידע איכותי ואינטראקטיבי. מדובר בפתרון טכנולוגי אשר לא רק חוסך זמן ועלות לא מבוטלת אלא גם נותן ערך מוסף אדיר לניהול מלאי השטח אותו מנהלות החברות לעיתים באופן לא מדוייק אלא בהערכות."

POC הינה חברת תוכנה שפיתחה פלטפורמת SAAS לניהול מלאי השטח, מדובר בחברה בת 10 אשר ממחשבת מידי חודש מאות אלפי מ"ר של קניונים, מרכזים מסחריים ובנייני משרדים  בארץ ובעולם. פלטפורמת POC אשר מצוייה אצל לקוחות נדל"ן מסחרי מניב מראשית ימיה גדלה בקצב מהיר ושיטתי נוכח הצורך ההולך וגובר ליצור בסיס מידע נגיש, קריא ופתוח לשינויים למחלקות ותפקידים שונים בתוך חברות הנדל"ן המניב המסחרי.

ניתן לומר היום בוודאות כי שימוש בפלטפורמה שיפרה ומשפרת ביצועים באופן מוכח ושיטתי בייחוד לאור העובדה של העדר כלים טכניים פשוטים לנהל מלאי שטח גדול, אותה מכיר כל מנהל נכסים.

בשונה ממערכת ניהול נכסים, מערכת ניהול השטח מאפשרת לנהל באופן עצמאי את השינויים התכופים אותם פוגשים מתחמי נדל"ן במהלך חייהם ולא רק זה, אלא שניתן ניתן ליצור סימולציות ברורות, הדפסות מהירות, ליצור דו"חות מתוך שרטוטים ואף לעדכן את הקבצים מתוכניות תכנון של שוכרים. חשוב לציין כי הפיתוח מאפשר עצמאות מלאה ללא צרוך בשרטטים, הנדסאים, תוכנות ורישיונות CAD.

תמונה אחת שווה אלף מילים

סוד גלוי הוא כי יכולתם של אנשים לקבל החלטות טובות יותר הינה על בסיס מראה עיניים, הוויזואליה קלה יותר להבנת הבעיות והאתגרים, מגרה יצירתיות כיוון שרואים את הבעיה  ובכך קל יותר ולדעת כיצד לגשת אליה.  מתחמי נדל"ן מורכבים אוצרים בתוכם, תאי שטח רבים, יחידות קשורות שלעיתים נשמטות מהעין ואשר מאוד קשה לתפוס אותם מתוך טבלאות- מרתפים, חדרי מערכות, חדרי בטחון, חדרים צדדיים, מרחקים, זוויות וכיוב'.

כאשר קיימת מערכת שמציגה את חלוקת והקצאת השטחים, את הפריסה הטבעית, התפוסה עכשיו או בנקודת זמן עתידית על גבי שרטוט ברור קל יותר להבין ולתכנן את הצעד הבא שלך.

עניין התצוגה חשוב לא רק לחברות עצמן אלא בעיקר ללקוחות פוטנציאליים אשר מבקשים לדעת כיצד נראות היחידות, מי השכן שלהן וכיצד הן ממוקמות במרחב את הפתרונות הללו לעולם יידרשו ונדרשו להציג על גבי שרטוטים אלא שבעבר היה Delay ונדרשה השקעה למדוד או לשרטט כל פעם מחדש כיום, זה נעשה בלחיצת כפתור כולל היכולת להציג לקוח פוטנציאל סימולציות של היחידה.

אופטימיזציה וחסכון בזמן

המרת התוכניות לפורמט נגיש וקריא, מדייקת אותן ב-100% ומובילה לאופטימיזציה גבוהה. ארכיון התכניות הופך לנכס דיגיטלי וכתוצאה מכך ניתן לייעל תהליכים מגוונים. זה כולל תהליכים המשמשים לשיווק נכסי,  זיהוי נכסים ותפעולם. ניתן למעשה לגשת למידע הדיגיטלי מכל מקום, לחתוך ולהציג אותו בצורת שונות ובכלל ל"קרוא" אותו לצרכים השונים של הלקוחות שונים בתוך הארגון- שיווק רואה משהו אחד ולשם כך מערכת POC מנגישה תוכניות שיווק. התפעול לעומת זאת צריך לדוגמא דרכי מילוט, שטחים לחישוב ארנונה או עלויות ניקיון ולכן ידרוש סטנדרט אחר למרות שבסיס המידע הינו אותו בסיס. הבינוי מדבר על תכנון, ניכוי שטחים, גבהים, פתחים ואלמנטים ששיווק לא ידע ולא ירצה לראות ועוד.

הארכיון הבלתי מאורגן על בסיס נייר הוא נחלת העבר. הוא הוביל למדידות חוזרות ונשענות שעלויותיהן גבוהות מאוד. הוא הוביל לעמימות, העדר ואובדן מידע. כשהמידע לא נגיש ונדרש מידע אז מתחילה ההערכה. כלומר, חרף היותו של הבנין נתון סגור עדיין יש תנודות ופרשנויות.

כמובן שכשהיקף המידע גדול, התהליך מורכב וקשה עוד יותר, התנהלות והתבססות על חישובים ידניים מטרידה, גוזלת זמן רב וממילא לא מדוייקת, בטח לא כאשר המידע זז ומשתנה. ואז, בהעדר כלים טכנולוגיים פשוטים וזמינים נוצרת בינוניות ותסכול.  הזמן אינו רק עניין של "זמן שווה כסף" אלא גם שיקול של Time to market, אנשי השיווק צריכים זמינות ומידע איכותי נגיש ומהיר שאחרת הלקוח הפוטנציאלי יעבור למתחרה עד שנדע לתת מענה.

ROI

אז מעבר לחסכון בזמן הרב, ולמידע האיכותי צריך לזכור שבסופו של דבר לא מדובר רק בארכיון דיגיטאלי אלא במערכת ניהול מלאי של חברות נדל"ן מסחרי מניב. וכאן מגיע נתון מעניין. מערכות POC מעלות פעם אחר פעם תוצאות מדהימות לפיהן, שטחים רבים נעלמו מהרדאר או פערי שטח בין מושכרים בפועל לבין השטחים שרשומים בהסכמי השכירות.

מדובר בפוטנציאל תשואה נוסף שעשוי להגיע לכדי 10% רק עקב הערכת דיוק גבוהה של השטח. ההפניה לשטח, לשרטוט המדוייק מאפשרת ניהול מו"מ מעמדה חזקה של ידע והיכרות דבר, שעם כל הכבוד, נעדר אצל חלק לא מבוטל מאנשי השיווק נוכח העדר המידע והכלים.

לעיתים תושכר יחידה לפי מה שאמרו או מה שזוכרים כאשר המידע מעובר מאחת לשני, לעיתים המידע "הלך" יחד עם עובד שבעיקר זכר ואז המידע אינו פוגש מציאות. כלומר, טיוב המידע  מאפשר ניהול מדוייק. אדרבא נסו לחשוב על סופר שמנהל את המלאי שלו ללא מערכת מלאי "על בערך", על "ככה וככה", ולהזכיר מ"ר לא שווה בערכו למעדן מילקי!?

מערכת POC מסייעת לסקור ולהעריך נתונים באופן אוטומטי, ומאפשר לך לעבוד עם תוצאות ברורות. החל מסקירת החלל ועד לממדי הבנייה ותמיד בהתייחס למיקום

באמצעות תאום דיגיטלי נוצרת  תמונה אובייקטיבית והוליסטית של הנכס שלכם בה תוכלו להשתמש.

חווית השימוש

בסופו של יום כולנו חיים סמארטפונים, טאבלטים, אפליקציות, תוכנות וקידמה, הרכב מדבר עם ווייז ואפילו מכניס פרסומות. אנחנו מקבלים ב Push תכנים שקשורים למכונות לימוד אוטומטיות. אנחנו מסוגלים לנווט בקניון שלנו עם אפליקציה ואז צריכים להגיע לעבודה ועם מה לעבוד? עם סרגל קנה מידה? עם מרקרים? אולי דפי ממו צהובים? לפתוח גרמושקה של 8 מטר כדי להציג יחידה או לנסות לעשות חישוב שטח…כאשר נפתח ערוץ בטלוויזיה ויש עיכוב של 2-3 שניות אנחנו מקללים וכועסים אז מה נאמר כאשר אין לנו כלים לייצא ולחלץ מידע מדויק?

בסופו של יום מדובר בעבודה שמחייבת מתן כלים איכותיים ומתקדמים שיאפשרו מתן תשובות ענייניות, מדויקות ומהירות שאחרת חווית העבודה תפגע. אף אחד לא רוצה להיות מאחור עם תחושה של לא רלוונטי שהכל מתקדם והוא נשאר מאוחר. אנחנו מגיעים לחבורת כל כך משוכללות ומתקדמות ואין מצב שמנהל הנכס יהיה הגורם כל כך לא משוכלל וכל כך מעוכב בחברה מעולה.